Як вести облік працівників органів місцевого самоврядування, які тривалий час не з’являються на робочому місці (причина - невідома) та чи нараховувати їм за цей період заробітну плату?
Автори: правова група Офісу підтримки реформи з децентралізації Мінрегіону
Щодо обліку робочого часу та вжиття заходів роботодавцем
На підприємствах, в установах та організаціях ведеться табель обліку використання робочого часу – первинний документ, який є підставою для нарахування працівникам заробітної плати. Ведення табеля передбачено наказом Держкомстату України від 05.12.2008 р. № 489 «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці».
Вказаним наказом затверджено типову форму № П-5, що передбачає, зокрема, умовне позначення у разі неявки працівника з нез’ясованих причин (код буквенний – «НЗ»; код цифровий «28»).
Однак, роботодавець має встановити причини нез’явлення працівника. Вони можуть бути й поважними, особливо враховуючи воєнний стан в Україні, та пов’язаними з бойовими діями.
Порядок дій роботодавця має бути таким:
1 | задокументувати відсутність працівника на роботі: |
1.1 | безпосередній керівник працівника подає доповідну записку, чим повідомляє керівника про факт відсутності працівника на робочому місці з нез’ясованих причин |
1.2 | складається акт про відсутність працівника на робочому місці працівника |
1.3 | у табелі обліку використання робочого часу відповідного працівника зазначається «НЗ» (неявки з нез’ясованих причин) |
1.4 | працівнику за вказаним у особовій справі адресою проживання надсилається лист (із описом вкладеного) із вимогою надати письмові пояснення про причини відсутності на роботі. Копія листа, квитанція та опис вкладеного зберігається у роботодавця. |
Порада: Цей лист також бажано направити за допомогою месенджерів за останніми відомими телефонами працівника. Хоча підходи до визначення статусу таких повідомлень при розгляді трудових спорів поки неоднозначні, поступово формується правозастосовча практика, згідно з якою суди уважно досліджують подібні обставини та беруть до уваги факти вжиття уповноваженою особою роботодавця усіх необхідних заходів із відновлення зв’язку із працівником у особливих умовах, зокрема, те, чи ознайомився працівник із текстом відповідного повідомлення та чи відповідав на нього. Скрини та електронні копії такої переписки доцільно зберігати у особовій справі працівника. | |
2 | у разі, якщо працівник вийшов на зв'язок - з’ясовуються причини його відсутності на роботі, працівнику пропонується надати письмові пояснення, а у разі його відмови – складається акт про відмову надати пояснення |
3 | у разі надання працівником пояснень, підтверджуючих документів роботодавець самостійно має визначити чи можна вважати причини відсутності працівника поважними (роботодавець вирішує під власну відповідальність, виходячи з відомих йому даних – типових переліків таких обставин законодавством не визначено) |
4 | у разі визнання причин нез’явлення працівника на роботу неповажними – працівник може бути звільнений з ініціативи роботодавця на підставі п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП[1] (прогул без поважних причин) |
Зверніть увагу, що у разі звільнення працівника за прогул необхідно дотримуватися строку, встановленого для накладення дисциплінарного стягнення у вигляді звільнення: не пізніше 1 місяця з дня виявлення прогулу (не враховуючи часу звільнення працівника від роботи у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю або перебуванням у відпустці) і не пізніше 6 місяців з дня його здійснення.
Таку ж позицію щодо обліку відсутніх працівників висловлює Мінекономіки у Відповідях на поширені питання зі сфери трудових відносин в умовах воєнного стану від 23.03.2022 р., у яких зазначає, що відсутність працівника на роботі у зв’язку з бойовими діями не може бути кваліфікована як прогул без поважної причини. Тому, до з’ясування причин відсутності працівника та отримання від нього письмових пояснень, доцільно обліковувати його, як працівника, відсутнього з нез’ясованих або з інших причин.
Важливо:
При затвердженні тимчасової структури виконавчих ОМС військовою адміністрацією населених пунктів у порядку реалізації повноважень, передбачених п. 1 ч. 2 ст. 10 Закону України «Про правовий режим воєнного стану», строки для встановлення фактів відсутності на роботі без неповажних причин та вжиття у зв’язку із цим відповідних дисциплінарних заходів до працівників, яким запропоновані посади у рамках такої структури рахуються як самостійні.
Додатково повідомляємо, що Законом України від 01.07.2022 р. №2352-IX "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації трудових відносин" було встановлено нову підставу для припинення трудового договору - відсутність працівника на роботі та інформації про причини такої відсутності понад чотири місяці поспіль (п. 8³ ч. 1 ст. 36 КЗпП у чинній редакції). Вказана підстава застосовується виключно у разі відсутності будь-якої інформації від працівника протягом цього часу.
Щодо нарахування заробітної плати під час прогулу або відсутності працівника
Статтею 94 КЗпП визначено, що заробітна плата ― це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку власник або уповноважений ним орган виплачує працівникові за виконану ним роботу.
Подібна за змістом норма міститься і у ч. 1 ст. 1 Закону України «Про оплату праці» («Заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу»).
Статтею 2 Закону України «Про оплату праці» встановлено структуру заробітної плати, до якої входять:
- основна заробітна плата (винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці);
- додаткова заробітна плата (винагорода за працю понад установлені норми, за трудові успіхи та винахідливість і за особливі умови праці, зокрема доплати, надбавки, гарантійні і компенсаційні виплати, передбачені законодавством; премії, пов'язані з виконанням виробничих завдань і функцій);
- інші заохочувальні та компенсаційні виплати (виплати у формі винагород за підсумками роботи за рік, премії за спеціальними системами і положеннями, виплати в рамках грантів, компенсаційні та інші грошові і матеріальні виплати, які не передбачені актами законодавства або які провадяться понад встановлені зазначеними актами норми).
При цьому якщо працівник відсутній на робочому місці без поважних причин:
повний календарний місяць | основна заробітна плата (посадовий оклад, тарифна ставка, оклад за місяць, за який здійснюється нарахування заробітної плати) за цей період йому не нараховується |
окремі дні (години) | основна заробітна плата нараховується виходячи з відпрацьованого працівником робочого часу (фактично виконаної роботи) |
Щодо додаткової заробітної плати
Доплати та надбавки, які належать до виплати (скажімо, надбавка за вислугу років/стаж роботи, знання та використання в роботі іноземної мови, доплати за суміщення професій/посад) розраховуються у відсотках до фактично нарахованої основної заробітної плати (залежно від відпрацьованих годин/днів посадового окладу).
Тому якщо працівник був відсутній на робочому місці без поважних причин:
повний календарний місяць | доплати та надбавки йому не нараховуються (бо не нараховано основної заробітної плати, у відсотках до якої вони визначаються) |
окремі дні (години) | доплати та надбавки нараховуються у відсотках до фактично нарахованого посадового окладу |
Частиною 3 ст. 151 КЗпП також встановлено, що протягом строку дії дисциплінарного стягнення заходи заохочення до працівника не застосовуються.
Таким чином, у разі наявності ознак прогулу, до працівника можуть бути застосовані передбачені законодавством заходи дисциплінарного стягнення, у тому числі – звільнення. За період прогулу заробітна плата (основна та додаткова) не нараховуються. Водночас керівникам органів місцевого самоврядування та начальникам військових адміністрацій населених пунктів, яким рішенням Верховної Ради України надано повноваження сільського, селищного, міського голови, виконавчого комітету та відповідної місцевої ради слід бути дуже уважними та виважено приймати відповідні рішення, ретельно фіксуючі усі необхідні факти та оцінюючи усі обставини справи. Адже у разі допущення порушення прав працівника наступатимуть наслідки у вигляді його поновлення на посаді (роботі) із стягненням усіх компенсацій.
* за матеріалами сайту "Децентралізація"
